Jak przeprowadzić zmiany: wyznacz kierunek, zmotywuj słonia i zmieniaj na lepsze Twoje otoczenie!

Przeprowadzanie jakichkolwiek zmian wiąże się z pewnym poziomem stresu i poczuciem braku komfortu. Dla wielu z nas wprowadzanie znacznych zmian, takich jak np. zmiana stylu życia lub uwolnienie się od nałogów wydaje się bardzo trudne, czasami wręcz niewykonalne. Zdarza się, że sama myśl o podjęciu wysiłku związanego z wprowadzaniem dużej zmiany w naszym życiu powoduje paraliż i kompletny brak działania.

Kilka lat temu temu wpadła mi w ręce świetna książka: “Switch” autorstwa braci Chipa i Dana Heath. Autorzy przedstawiają swoją “receptę” na łatwiejsze dokonywanie zmian, zarówno w organizacjach i firmach, jak i indywidualnych, w życiu osobistym.

W Polsce książka ta została wydana pod tytułem “Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić”.

Postanowiłam podzielić się z Wami najważniejszymi wskazówkami dotyczącymi tej metody, jako że sama płynnie i stosunkowo bezboleśnie wprowadzam zmiany w moim życiu prywatnym i zawodowym. Dzieje się tak od kiedy mój jeździec zaczął świetnie współpracować z moim słoniem. Jednocześnie staram się brać sprawy w swoje ręce i zmieniać otaczającą mnie rzeczywistość, by wspierała mnie w osiąganiu kolejnych celów. Zapytacie: „Ale o co właściwie chodzi”?! Jaki jeździec, jaki słoń?

Dosiądź słonia, zostań dobrym jeźdźcem i wydeptuj ścieżkę!

Jak przeprowadzić zmiany w organizacji lub życiu prywatnym bezboleśnie? Należy odpowiednio zadbać równocześnie o wszystkie elementy procesu rozwoju, oczywiście na ile to możliwe. Oto one:

• JEŹDZIEC, symbolizuje nasz racjonalny system; musimy zadbać o to, by jeździec miał jasność co do kierunku i sposobu w jaki dotrzemy do wyznaczonego celu. Jeździec patrzy w przyszłość i dużo analizuje. Jest on niezbędny, zwłaszcza w takich sytuacjach, kiedy wydaje nam się, że ludzie wykazują opór przed zmianą, a tak naprawdę, po prostu nie mają jasności co do konkretnych oczekiwań wobec nich w nowej sytuacji. Jeździec pomaga uściślić i dookreślić co, kiedy i jak ma być przeprowadzone.
• SŁOŃ, symbolizuje nasz system emocjonalny; należy go mądrze motywować, np. poprzez kształtowanie przekonania, że zmiana jest możliwa oraz przez wprowadzanie zmian małymi krokami. Słoń zazwyczaj nie może się doczekać szybkich gratyfikacji i przeraża go olbrzymia zmiana oraz odroczony mocno w czasie rezultat. Kontrolowanie naszych emocji jest bardzo trudne – czasami uważamy, że ktoś jest leniwy, natomiast może on być zwyczajnie zmęczony zużyciem energii na samokontrolę w różnych dziedzinach życia. Przykładem takiej sytuacji może być nieustanne pilnowanie, czy robimy dobre wrażenie podczas wymagających tego sytuacji, takich jak występ publiczny lub negocjacje.
• ŚCIEŻKA symbolizuje środowisko, w którym funkcjonujemy; podczas wprowadzania zmiany powinniśmy nasze otoczenie odpowiednio kształtować, by stało się dla nas wspierające, czyli ułatwiało nam wprowadzanie zmian. Należy także pamiętać, że często zakładamy, iż problem tkwi w człowieku, natomiast może być on spowodowany sytuacją, w której dana osoba się znajduje.

Warto tutaj zaznaczyć, że koncepcję słonia i jeźdźca autorzy zaczerpnęli z książki Jonathana Haidta: Happiness Hypothesis (w Polsce wydana przez GWP pod tytułem: Szczęście. Od mądrości starożytnych po współczesne koncepcje). Według autora często ogromny słoń, czyli emocje, przejmuje kontrolę nad malutkim jeźdźcem – rozumem, który mimo że trzyma wodze, w starciu ze słoniem musi przegrać. Dlatego tak istotne jest, aby serce i rozum współpracowały – zatem i słoń, i jeździec powinni zgodnie podążać w tym samym kierunku, w przyjaznym otoczeniu!

Innymi słowy, by zaszła jakakolwiek zmiana, należy zmienić zachowanie. By tego dokonać, należy zaprząc do pracy serce i rozum oraz dobrze przygotować im grunt.

Jeździec – pokaż mu drogę!

Zadaniem naszego racjonalnego umysłu jest analiza i opracowywanie strategii działania. Czasami miewamy tendencje do analizowania za bardzo, co może spowolnić lub uniemożliwić podejmowanie jakiejkolwiek działań. Nasze racjonalne decyzje zawsze są konsekwencją wcześniej podjętych decyzji na gruncie emocjonalnym, zatem jeździec musi zbudować odpowiedni grunt dla działań słonia. Nie zawsze jest to łatwe, gdyż jeździec musi znać kierunek jazdy i mieć absolutną pewność co do tego, w jaki sposób dotrze do celu. Pomocne mogą okazać się trzy podstawowe działania:

• Skup się na najlepszych stronach danej sytuacji, obserwuj ludzi, którzy osiągają w trudnych warunkach ponadprzeciętne wyniki i koncentruj się na znalezieniu rozwiązania, a nie analizowaniu problemów. Sprawdź, co działa i skopiuj to! Na przykład w dziale sprzedaży skup się na tych handlowcach, którzy są najlepsi – dowiedz się, co takiego robią? Na co kładą nacisk? W książce opisany jest ciekawy przykład pracownika organizacji Save the Children, który miał za zadanie otworzyć biuro w Wietnamie. Jerry Sternin przybył tam, by m.in. rozwiązać problem niedożywienia wśród dzieci. Było to bardzo trudne zadanie, na jego wykonanie otrzymał tylko pół roku, nie znał kultury ani języka, miał niewiele osób do pomocy oraz bardzo ograniczone zasoby finansowe. Poradził sobie dzięki skupieniu się na wyszukaniu najlepiej odżywionych dzieci z biednych rodzin. Dokładnie obserwował, co wpłynęło na to, że były one zdrowsze. Odkrył, że np. lepiej odżywione dzieci jadły cztery razy dziennie (a nie tylko dwa) słodkie ziemniaki zmieszane z ryżem, jak również krewetki i kraby. Następnie te zaobserwowane przez niego wzorce najlepszych praktyk zaimplementował w całej społeczności, a w rezultacie poziom odżywienia dzieci poprawił się o 65%. Nie ma sensu tracić energii na roztrząsanie problemów, analizowanie ich bez końca… niech Twój jeździec użyje swoich analitycznych umiejętności do znalezienia przykładów dobrego działania i opracowania strategii i jasnych wskazówek wcielania ich w życie!
• Zaplanuj najważniejsze działania, po to by funkcjonować efektywniej i uniknąć zbyt wielu opcji. Mnogość rzeczy do wyboru często powoduje paraliż decyzyjny – nasz jeździec staje się wtedy zmęczony, ponieważ musi stracić mnóstwo energii na analizowanie dostępnych rozwiązań. Natomiast nasz słoń zaczyna być przestraszony i sfrustrowany, gdy ma do czynienia z niejasnością i skomplikowaną sytuacją. W książce został opisany eksperyment, podczas którego lekarze mieli zdecydować o sposobie leczenia pacjenta. Mieli do wyboru bolesną i inwazyjną operację chirurgiczną i zastosowanie zupełnie nowego, nieprzetestowanego jeszcze leku. 47% lekarzy, którym przedstawiono podczas badania taką sytuację, wybrałoby środek farmokologiczny, który mógłby uchronić chorego przed zabiegiem. Wsród grupy lekarzy, którym zaprezentowano dokładnie taki sam przypadek, ale dano im do wyboru tym razem trzy opcje: dwa nietestowane jeszcze leki i operację, tylko 28% wybrałoby leczenie nieoperacyjne. Zatem wprowadzając zmiany potrzebujemy uprościć kompleksowe problemy, dobrze zaplanować działania i dać innym jasne instrukcje postępowania.
• Wskaż oczekiwany rezultat, czyli wyznacz mierzalne i jednoznaczne cele. W książce podany jest przykład kampanii dotyczącej wprowadzania zdrowych nawyków żywieniowych (walki z otyłością). Zamiast mówić ludziom, by żyli zdrowiej, należy im po prostu wyjaśnić, czym jest zdrowy styl życia. Akcja odniosła sukces dopiero, kiedy abstrakcyjna ideę “zdrowego stylu życia” przełożono na praktyczne, proste działanie: kupuj w sklepie tylko odtłuszczone mleko. Ważne, by jasno zdefiniowany cel przemawiał także do słonia, czyli do naszych emocji – bardzo podoba mi się przytoczony przez autorów przykład pierwszoklasistów, którym nauczycielka Crystal Jones powiedziała, że do końca roku dościgną trzecioklasistów pod względem umiejętności! Ten cel okazał się trafiać do pierwszaków i motywował ich do nauki, bo ich wielkim pragnieniem było, by być jak większe dzieci, a nie jak “maluchy”. Nauczycielka postanowiła mówić do nich ich własnym językiem i sformułować prosty cel, który idealnie odpowiadał ich potrzebie bycia jak starsi uczniowie. Dzieci pilnie i z pasją zaczęły się uczyć, a po dziewięciu miesiącach aż 90% z nich zaczęło osiągać wyniki w czytaniu na poziomie trzecioklasistów. Jest to niesamowite osiągnięcie, biorąc pod uwagę, że pierwszoklasiści nie znali wcześniej alfabetu! Autorzy wskazują, że przy wyznaczaniu mierzalnych i jednoznacznych celów dobrze może się sprawdzić także zasada: czarne albo białe. Dla przykładu ja mam zasadę, że w weekendy nie odpisuję na ŻADNEGO służbowego maila oraz ZAWSZE po wstaniu mam godzinę na swoje poranne rytuały, niezależnie od tego o której wstaję i co danego dnia mam zaplanowane. Wierzę również w potęgę prostoty – zasady i systemy, zrozumiałe dla wszystkich polecenia i reguły są najlepszym lekarstwem na chaos organizacyjny, niepotrzebne zamieszanie czy sytuacje konfliktowe.

Słoń – zmotywuj go!

• Spraw, byś coś poczuł, czyli zadbaj o to, by Twój słoń był podekscytowany wprowadzaniem zmiany. Bardzo istotne jest, by pamiętać iż wzbudzenie zarówno pozytywnych, jak i negatywnych emocji prowadzi do lepszych efektów podczas wprowadzania zmian i wyznaczania jasnych, mierzalnych celów. Autorzy przytoczyli świetny przykład z książki “The Heart of Change” autorstwa Johna Kottera i Dana Cohena. Opisany tam John Stegner, pracownik pewnej firmy produkcyjnej, opracował plan, który zakładał znaczne obcięcie kosztów w ciągu kolejnych pięciu lat. Wiedział jednak, że aby osiągnąć tak ambitny cel będzie potrzebne uzyskanie zgody szefostwa, które z niechęcią podjęłoby się wprowadzania znacznych zmian, dopóki nie uwierzyłoby w ich zasadność. Postanowił zatem zaryzykować i pokazać ogrom marnotrawstwa, które zaobserwował w firmie. Zamiast długich prezentacji i masy danych zabrał ich do pokoju, w którym na stole leżała góra roboczych rękawiczek. Okazało się, że firma używa 424 rodzajów rękawiczek od różnych dostawców, w cenie od kilku do kilkunastu dolarów! Ten prosty przykład pokazał kadrze zarządzającej, że należy zmienić i ujednolicić politykę zakupową firmy i wynegocjować najlepsze ceny. Wszyscy, którzy ujrzeli ten ogromny stos rękawiczek byli zszokowani i od razu podjęli decyzję. Z pewnością zabrałoby to znacznie więcej czasu, gdyby John Stegner postanowił przekonywać ich za pomocą wykresów i tabel. Pamiętajmy zatem, żeby zadbać o to, by nasz przekaz był na tyle emocjonalny, by zadowolił słonia!
• Podziel wielką zmianę na kilka małych zmian, czyli podziel wielkie przedsięwzięcie na mniejsze części, które są łatwe do zrealizowania od razu, a jednocześnie stopniowo przybliżają do celu. Słoń dostanie dzięki temu motywacyjnego “kopa” i będzie widział, że rzeczywiście posuwa się do przodu! Na przykład spłacanie wysokiego długu warto zacząć od najmniejszej części po to, by zyskać wiarę, że wyjście z bardzo złej sytuacji jest możliwe krok po kroku. W książce został przytoczony ciekawy przykład – opisano badania nad zwyczajami związanymi z aktywnością fizyczną pokojówek. Kobiety, którym powiedziano, że ich codzienna praca daje podobne efekty jak wykonywanie ćwiczeń gimnastycznych (podano im np. ile kalorii spalają podczas zmieniania prześcieradeł) straciły na wadze po tygodniu 0,8 kilograma! Prawdopodobnie zaczęły energiczniej czyścić łazienki, wykonywać więcej “spacerów” z wózkami do sprzątania lub używać schodów zamiast windy. Pokojówki, którym podano tylko informacje o korzyściach z ćwiczeń, nie wyjaśniając im, że ich aktywność również może wywoływać korzystne efekty, nie straciły wagi. Kobiety, które dowiedziały się, że podczas codziennych zajęć wykonują ćwiczenia fizyczne poczuły, że są na dobrej drodze, by prowadzić zdrowszy tryb życia, a świadomość tego, że robią postępy dodatkowo je motywowała. Z tego samego powodu ludzie, którzy otrzymują od różnych firm (np. w myjni samochodowej) karty lojalnościowe z kilkoma wypełnionymi polami, częściej zdobywają brakujące punkty i otrzymują nagrody. Łatwiej jest im dotrzeć do celu, kiedy widzą, że część drogi już za nimi. Pomagajmy na co dzień naszemu słoniowi cieszyć się z nawet najmniejszych postępów, a będzie maszerował żwawym krokiem! Ja codziennie wieczorem sprawdzam swoje postępy, a w ciągu dnia nagradzam się (np. relaks przy dobrej kawie i ulubionej książce) za to, że podjęłam kolejne małe kroki w kierunku osiągnięcia większego celu.
• Wzmacniaj ludzi, u których zmianę chciałbyś spowodować, ponieważ czasami najbardziej skuteczne może być odwołanie się do poczucia przynależności czy tożsamości (narodowej, zawodowej, rasowej itd.). Warto sprawić, by każdy poczuł się dumny samego z procesu i zmian, które się w jego życiu dokonują. Bardzo ujął mnie przykład ratowania zagrożonej wyginięciem papugi żyjącej tylko na karaibskiej wyspie Saint Lucia. Młody absolwent politechniki Paul Butler otrzymał tam pracę w wydziale leśnym. Jednym z jego najważniejszych zadań było uratowanie wspomnianej papugi przed zagładą. Podjął się wyzwania, chociaż nie miał do dyspozycji środków prawnych, które pierwotnie zasugerował (np. kary za polowanie na papugę). Postanowił odwołać się do poczucia tożsamości mieszkańców Saint Lucia, tego, że są oni ludźmi, którzy chcą bronić swego dziedzictwa narodowego. Zorganizował różnorodne spotkania, podczas których uświadamiał znaczenie tego ptaka dla wyspy, włączył w akcję także lokalne instytucje, np. hotele. Uzyskał tak wielkie wsparcie społeczne, że wprowadzono regulacje prawne, które wcześniej rekomendował Butler. Od kilkunastu lat mieszkańcy wyspy nie polują na te papugi, co wpłynęło na kilkukrotny wzrost populacji tych ptaków, a Butler otrzymał jedno z najwyższych państwowych odznaczeń. Należy zatem wspierać tych, którzy wprowadzają dobre zmiany, jak również odwoływać się do ich tożsamości lub pomagać im zbudować nową, która wesprze ich działania i ułatwi wprowadzenie zmiany.

Ścieżka: zmieniaj sytuację, w której się znajdujesz!

• Zmień środowisko, w którym się obracasz, ponieważ właśnie wtedy zmienia się twoje zachowanie. W skrócie: gdy chcesz zmienić zachowanie – zmień coś w Twoim otoczeniu. Często przypisujemy jakieś problemy/błędy ludziom, a nie sytuacjom, w których się znaleźli. Czasami naprawdę łatwiej zmienić coś w naszym otoczeniu, niż motywować słonia i wskazywać kierunek jeźdźcowi. Na samym początku książki jest przykład ludzi, którzy otrzymali wielkie kubełki popcornu i zjedli o 53% więcej niż ci, którzy dostali średnie porcje. Popcorn był zwietrzały i niedobry, a przebadani ludzie wręcz wypierali się tego, że zjedli więcej z powodu rozmiaru kubełka. Wniosek jest prosty: czasami wystarczy zmienić sytuację (dać mniejszą porcję), a nie postawę człowieka! Bardzo łatwo można dokonać dużej zmiany wprowadzając coś innego w otoczeniu. Autorzy opisali przypadek Amandy Tucker, managera firmy Nike w Wietnamie. Była bardzo zajętą osobą, która jednocześnie chciała być w ciągłym kontakcie ze swoimi pracownikami. Wprowadziła w tym celu politykę “otwartych drzwi”, by być bardziej dostępną dla swoich podwładnych (mogli zawsze przyjść, by z nią porozmawiać). Bardzo się zdziwiła, kiedy otrzymała informację, że jest postrzegana jako niedostępna, niemająca czasu dla innych. Jedną z przyczyn było to, że rozmawiając ze swoimi pracownikami ciągle zerkała na monitor. Receptą okazało się… przemeblowanie biura: wyznaczenie strefy spotkań oraz usunięcie komputera z pola widzenia w czasie rozmów (nie czuła już wtedy tak wielkiej pokusy, by odrywać wzrok od rozmówcy i patrzeć w komputer). Podczas wprowadzania zmian zastanówmy się, co konkretnie możemy ulepszyć w naszym środowisku, by nas wspierało w adaptacji nowego zachowania?
• Zbuduj nawyki, bo gdy nasze postępowania stają się nawykowe, nie angażują jeźdźca, a wtedy dużo łatwiej jest nam działać! Nawyk jest reakcją na pewien bodziec, zatem jeżeli próbujemy go zmienić, to poszukajmy jakiegoś bodźca, który będziemy mogli powiązać z danym nowym, pożądanym przez nas zachowaniem. Ja np. pokochałam prasowanie, którego z całego serca nienawidziłam, od kiedy zaczęłam oglądać w tym samym czasie moje zaległe webinaria lub słuchać ulubionych podkastów. Teraz jest mi czasami trochę przykro, gdy góra ubrań do prasowania znika, a ja mam ochotę posłuchać jeszcze czegoś interesującego. Peter Gollwitzer przeprowadził badania dotyczące właśnie wykorzystania bodźców do zmiany nawyków. W trakcie eksperymentu obiecano lepsze oceny tym uczniom college’u, którzy dostarczą do 26 grudnia esej na temat tego, jak spędzają Święta Bożego Narodzenia. Niestety, tylko 33% spośród nich zdążyło to zrobić. W grupie studentów, których poproszono, by wybrali określony bodziec, który wpłynie na pisanie eseju (np. będę pisać esej rano, zanim wszyscy wstaną), aż 75% dostarczyło go na czas! Ważne jest by pamiętać, że: nawyk powinien rzeczywiście wspierać oczekiwaną zmianę i być stosunkowo łatwy do wprowadzenia. Autorzy książki sugerują, by sporządzić listę rzeczy do wykonania, po to by eliminować błędy, wziąć pod uwagę wszystkie aspekty danego zagadnienia, śledzić postępy w realizacji zadania oraz zadowolić jeźdźca czyli wskazywać jasno jakie konkretnie rzeczy trzeba zrobić. Myślę, że każdy z nas powinien się przyjrzeć różnym sferom swego życia i zastanowić się, jakie nawyki warto wprowadzić u siebie, oraz poszukać innych prostych sposobów (jak np. wspomniane listy rzeczy do sprawdzenia), które wspierają codzienne czynności.
• “Zarażaj” innych zachowaniem, którego od nich oczekujesz. Powinniśmy zdawać sobie sprawę z tego, że nasze zachowanie może być “zaraźliwe”! Z natury mamy ogromną potrzebę przynależności do jakiejś wspólnoty i jeżeli obserwujemy zachowanie kogoś, kto jest do nas podobny, postępujemy analogicznie. Dzieje się to zwykle w sytuacjach, w których nie jesteśmy pewni, w jaki sposób należy się zachować – obserwujemy innych i działamy tak samo. Autorzy książki przytaczają kilka ciekawych eksperymentów, potwierdzających te tendencję. Na przykład zbadano zachowania studentów siedzących w pokoju, do którego wpuszczono dym, co miało sugerować, że coś się pali. Kiedy studenci byli w pokoju w pojedynkę, aż 75% z nich chciało zaalarmować kogoś o prawdopodobieństwie pożaru. Sytuacja zmieniła się drastycznie, kiedy w tej samej sytuacji obecne w pokoju były trzy osoby. Tylko 38% zdecydowało się wezwać pomoc, prawdopodobnie naśladowali oni kolegów, którzy nie przywiązywali większej wagi do potencjalnego niebezpieczeństwa. Zauważono, że różne zachowania mogą być “zaraźliwe”, np. otyłość czy picie alkoholu, oraz to, że ludzie naśladują innych świadomie lub podświadomie. W trakcie adaptowania nowych modeli postępowania, a jest to często sytuacja nowa dla osób biorących w niej udział, możemy mądrze wykorzystywać mechanizm “zarażania”. Przykładowo można poinformować, że większość pracowników dostarczyła raport na czas, albo że większość mieszkańców danej okolicy segreguje śmieci. Autorzy przytaczają przykład hotelu, w którym powieszono komunikat, w którym poinformowano, że większość gości, aby chronić środowisko, korzysta z tego samego ręcznika co najmniej dwa razy dziennie. Od tej pory odsetek klientów postępujących w ten sposób znacznie wzrósł. Zatem zarażajmy otoczenie zachowaniami, które pomagają dokonać lepszej zmiany!

Przeprowadzenie zaplanowanej zmiany pomoże Ci zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu

Książka w niezwykle ciekawy, pełen przykładów i badań, miejscami zabawny sposób, pokazuje prostą metodę, dzięki której sami możemy sobie ułatwić proces przeprowadzania zmiany w życiu lub organizacji, w której działamy. Zaopiekowanie się naszym słoniem i jeźdźcem oraz zadbanie o otaczające nas środowisko znacząco mogą zwiększyć nasze szanse na dokonanie rzeczy, których pragniemy.

Zatem do dzieła! Od siebie dodam tylko, że odkąd mój jeździec ma jasność co do kierunku, w którym podąża i bardziej skupia się na rozwiązaniach, a nie problemach. Jeździec potrafi dużo lepiej motywować mojego słonia, który czasami leniwym krokiem, ale coraz częściej wesołym truchtem zalicza “kolejne bazy” na drodze do celu. Na koniec chciałabym podkreślić, że naprawdę warto zadbać o odpowiednie “udeptanie” ścieżki, czyli kształtowanie najbardziej odpowiedniego dla nas środowiska pracy i otoczenia, w którym spędzamy nasze życie (dom, prywatna przestrzeń). W moim przypadku bardzo pomogło zgromadzenie wokół mnie wspierających na każdym kroku ludzi, jak również wypracowanie pewnych systemów pracy, które będą usprawniać moje działania.

Ciekawa jestem, w jakich sytuacjach trudno Wam pokierować Waszym słoniem i jakie macie na niego sposoby? Kiedy Wam pomaga, a kiedy przeszkadza Wasz jeździec? Jak wydeptujecie ścieżkę?