Zamiast wstępu: jak delegować zadania i zadbać o własny cyrk?

Fragment mojego kursu o efektywnym działaniu, w którym mówię o małpach 🙂

Czy jesteś “małpim menedżerem”, “małpią matką” lub “małpim właścicielem biznesu”?

W książce, o której wspominam w moim kursie (Ken Blanchard, William Oncken, Jr. Hal Barrows, “Jednominutowy Menedżer spotyka małpę”), pojawia się sfrustrowany bohater – menedżer, który ma nam przypominać o tym, że powinniśmy się skupiać na najważniejszych aspektach naszej pracy, a nie na tym, by wykonywać zadania, które w ogóle nie powinny być przez nas realizowane.

Główne przesłanie tej książki to: nie dasz rady być dobry w swojej pracy, jeżeli masz za dużo małp na głowie!

Zadaj sobie pytanie, nawet jeśli nie jesteś na kierowniczym stanowisku: Czy jestem małpią mamą/małpim tatą? Czy jestem małpią żoną/mężem? A może jesteś właścicielem biznesu, któremu na głowie siedzą rozmaite małpy, z którymi trudno się rozstać?

Bohater tej książki jest właśnie takim małpim menedżerem, który siedzi nad papierkami cały dzień, a jego pracownicy nieustannie przychodzą z prośbą o radę, pomoc w nawet błahych problemach, nie wykazując inicjatywy by je samodzielnie rozwiązać,  odbiera mnóstwo telefonów i marnuje czas na zebraniach.

Jego przełożona, zaniepokojona sytuacją w dziale i sposobem zarządzania nim poradziła mu, by przekazał część swoich obowiązków podwładnym. Nasz bohater czuł się przepracowany i czuł, że nie może powierzyć innym swoich zadań, gdyż nie wierzył, że sobie z nimi poradzą.

Postanowił poprosić o pomoc przyjaciela, który był nazywany Jednominutowym Menedżerem, ponieważ zawsze sobie ze wszystkim świetnie radził oraz był znany ze swej efektywności w pracy.

To właśnie Jednominutowy Menedżer pomógł zidentyfikować naszemu bohaterowi niepotrzebne małpy. Postawił diagnozę, że jest on przytłoczony obowiązkami, których powinien się pozbyć, ponieważ zaniedbuje przez nie swoje kluczowe zadania.

Nazwał te obowiązki małpami: “Małpa to kolejne działanie, które należy podjąć w celu rozwiązania problemu”. Jednominutowy Menedżer podał bardzo prosty przykład:

Powiedzmy, że idę korytarzem i spotykam jednego z moich pracowników. Ten wita mnie słowami: „Dzień dobry szefie. Mogę panu zająć chwilkę? Mamy niewielki problem”. Nie chcę ignorować trudności, na które natrafiają moi ludzie, więc zatrzymuję się i słucham tego, co ma do powiedzenia. Daję się wciągnąć w debatę, a ponieważ rozwiązywanie problemów to moja działka, poświęcam na nią sporo czasu. Kiedy wreszcie zerkam na zegarek, orientuję się, że minęło już pół godziny.

(…)  Mówię więc do mojego podwładnego: „To bardzo ważna sprawa, ale nie mam w tej chwili więcej czasu. Zastanowię się nad tym i zadzwonię do ciebie”. Na tym kończy się nasza rozmowa.

(…) Zanim doszło do spotkania, nasza przysłowiowa małpa siedziała na plecach pracownika. Nasze wspólne rozważania spowodowały, że ja również zacząłem ponosić za nią odpowiedzialność. Kiedy jednak powiedziałem: „Zastanowię się nad tym i zadzwonię do ciebie”, problem spadł w całości na moje barki. “Mój podwładny mógł z czystym sumieniem wrócić do swoich pozostałych obowiązków – omawiana kwestia właśnie przestała dla niego istnieć. Tymczasem ja zyskałem właśnie wiernego towarzysza w postaci cudzej małpy.

W powyższym przykładzie podwładny niejako zamienił się rolami z przełożonym, który w praktyce przejął jego obowiązek i odpowiedzialność za rozwiązanie problemu. Zatem podstawową zasadą której powinniśmy przestrzegać jest: “Rozwiązanie każdego problemu wymaga zaangażowania dwóch osób: jedna pracuje, a druga nadzoruje postępy”.

Jednominutowy Menedżer zadał ważne pytanie:

Dlaczego niektórzy menedżerowie nigdy nie mają czasu, podczas gdy ich podwładni nie mają nic do roboty?

Dodam tutaj od siebie, że możesz zmodyfikować dowolnie to pytanie i zadać je w sposób odpowiadający Twojej sytuacji:

• Dlaczego niektóre mamy nigdy nie mają czasu, podczas gdy ich dzieci i mąż  nic nie mają do roboty?

• Dlaczego niektórzy właściciele biznesu nigdy nie mają czasu, podczas gdy ich wspólnicy nie mają nic do roboty?

Odpowiedzi na te pytania leżą w odpowiednim zarządzaniu małpim stadem.

Jak zarządzać małpim stadem – proces delegowania zadań

Jak zatem przeprowadzić proces oddawania tzw. małp innym ludziom? Po pierwsze należy się upewnić, że to, co chcemy oddać nie należy do naszych kluczowych obowiązków, które to my powinniśmy wykonywać.

Małpa, jest tu rozumiana nie jako cały projekt, ale jako kolejne działanie na drodze do jego realizacji lub  rozwiązania problemu. Gdy już wiemy, które małpy niepotrzebnie mamy pod opieką i należy oddać je ich właścicielom, należy prawidłowo przeprowadzić proces delegowania zadań.

4 zasady zarządzania małpami: 

1. Opis – określenie potencjalnych działań w danej sprawie

Należy wskazać konkretne działanie, które prowadzi do rozwiązania problemu, np. przygotować raport na temat wyników finansowych firmy w danym kwartale. Jeżeli dokładnie wskażemy, jakie czynności mają być podjęte, to pracownicy lepiej przygotują się do rozmowy na temat danego problemu. Będą oni bardziej zaangażowani gdyż posiadając jasne wytyczne pracuje się lepiej i przyjemniej. Będą też coraz częściej sami wykazywać inicjatywę określania kolejnych kroków na drodze do rozwiązania problemu i zaczną patrzeć na nie właśnie przez pryzmat wykonywania małych kroków – czyli zajmować się małpami.

2. Właściciel – wskazanie osoby odpowiedzialnej za rozwiązanie problemu

Osoba, która chce oddać małpę powinna dokładnie wskazać, do kogo ona teraz będzie należała. Jeżeli nie zostanie to określone, to nikt nie weźmie na siebie odpowiedzialności. Ale któremu pracownikowi przydzielić w pracy małpę? Autorzy podają prostą zasadę: Każda małpa musi się znaleźć na najniższym organizacyjnym poziomie, odpowiadającym jej wartości.

Mam taką refleksję, że w podobny sposób warto rozwiązywać różne domowe sytuacje. Przykładowo, podczas projektu “Goście dzisiaj przyjdą, a my jeszcze w proszku” najlepiej, gdy sprzątaniem zabawek z podłogi zajmie się konkretnie wskazane dziecko. Jeżeli rzucisz w przelocie do trójki dzieci i męża: proszę posprzątać ten bałagan!, nie wskazując właściciela tej małpy, nie licz na to, że ktoś to skwapliwie zrobi. Tym bardziej, że dla dziecka zabawki na podłodze to żaden bałagan! Należy zatem także doprecyzować opis tej małpy, np. pozbierać zabawki z podłogi w włożyć je do zielonego pudełka w pokoju dzieci.

3. Polisa ubezpieczeniowa – przeprowadzenie oceny ryzyka

Naczelną zasadą powinno być to, by wtrącać się w pracę innych osób tylko wtedy, kiedy jest to naprawdę niezbędne. Jednominutowy Menedżer podpowiada, że mamy takie dwie małpie polisy ubezpieczeniowe:

informacja przed działaniem – dotyczy projektów o bardzo wysokim ryzyku: gdyby coś poszło nie tak, to byłaby to katastrofa dla firmy i menedżera – pracownik opiekujący się małpami powinien przedstawiać listę rekomendowanych działań do zatwierdzenia. Bez zgody przełożonego nie wolno mu wprowadzać ich w życie.
działanie przed informacją – pozostałe projekty, w których pracownik może sobie poradzić samodzielnie; właściciel małpy informuje, co zrobił i ma więcej swobody;
To samo możemy ponownie odnieść do sytuacji prywatnych. Zastanów się, gdzie używasz za dużo kontroli? Której polisy ubezpieczeniowej używasz za bardzo, a której za mało?

Czy koniecznie w domu musisz dziesięć razy sprawdzać, czy aby mąż kupił dobre mleko? Mężu, może warto zostawić żonie kilka decyzji dotyczących samochodu, jak np. to, kiedy pojechać do myjni? Może warto zostawić dzieciom trochę swobody w decydowaniu o małpach którymi się opiekują? Zastanów się, jak możesz usprawnić codzienne prace domowe.

4. Ustalony harmonogram karmienia i kontroli – ustalenie kolejnego terminu spotkania w omawianej sprawie

Autorzy książki piszą o tym, że małpy mogą nagle zachorować albo być źle doglądane i karmione, dlatego należy je kontrolować i badać. Innymi słowy, czasami jest tak, że przez jakieś zaniedbanie pracownika lub z innych powodów jego zadanie jest niepoprawnie wykonywane. Dlatego dla bezpieczeństwa zarówno przełożonych, jak i pracowników, najlepiej organizować cykliczne spotkania w celu wczesnego wykrycia ewentualnych problemów i wdrożenia środków zaradczych.

Jeżeli jednak nie ma żadnych problemów i wszystko idzie zgodnie z planem, to świetnie! Można wtedy podczas takiego spotkania skorzystać z okazji i chwalić pracowników za dobrą opiekę na małpami.

Zawsze zatem musi być ustalony termin rutynowego kontrolnego spotkania, by móc udzielić pochwał lub jak najszybciej poradzić sobie z pojawiającymi się trudnościami.

Przypomina mi to sytuacje, w których rodzice ze względu na nadmiar obowiązków zawodowych nie interesują się sprawami swoich dzieci, np. nie mają czasu pojawić się na meczu , czy występie w szkolnym teatrzyku.

Nie korzystają tym samym z okazji do chwalenia swoich pociech za ich dokonania. Zaniedbują “kontrolne” spotkania i rozmowy. Natomiast, dziwnym trafem, gdy pojawia się problem – złe oceny, czy nieodpowiednie zachowanie dzieci, to wtedy nagle znajdują czas na “spotkanie kontrolne” i wcielają procedurę “naprawiania”.

Znajdź czas dla właścicieli małp!

Na zakończenie, bardzo ważny wniosek, który płynie z nauk Jednominutowego Menedżera to: Im więcej małp zwrócisz, tym więcej czasu znajdziesz dla ich właścicieli. Wyobraź sobie, że gdy przekażesz małpę – sprzątanie swojego pokoju dzieciom – będziesz mieć dla nich więcej czasu; gdy poprosisz męża o pomoc, będziesz mogła z nim spędzać miłe wieczory; gdy oddasz pracownikom drobne prace administracyjne, zaoszczędzony czas będziesz spędzać na rozmowach o ich potrzebach i rozwoju zawodowym.

Tak, chcę pobrać darmowy kurs i otrzymywać Twoje listy!